Bagian
ini memberi Anda cara-cara sederhana untuk mengintegrasikan prompt dalam tugas
sehari-hari Anda, memanfaatkan asisten AI untuk admin.
Pertama,
tinjau tips umum penulisan prompt di bagian Prompting 101 di awal panduan ini.
Setiap prompt di bawah ini disajikan dengan skenario yang menyertainya untuk
menjadi inspirasi tentang bagaimana Anda dapat berkolaborasi dengan Gemini
di Workspace.
Contoh
iterasi prompt menunjukkan bagaimana Anda bisa menulis prompt lanjutan untuk
membangun respons awal yang dihasilkan.
Contoh
Penggunaan Prompt Administratif Support
Merencanakan
agenda (rapat di luar kantor, rapat, dan lainnya)
Anda
sedang merencanakan rapat di luar kantor selama tiga hari. Untuk menyusun
agenda, Anda melakukan brainstorming dengan Gemini Advanced. Anda
mengetik:
Saya adalah seorang administrator eksekutif untuk seorang direktur tim.
Tim kami yang baru dibentuk sekarang terdiri dari Content marketers, Digital
Marketers, dan Product Marketers atau Sales Marketers. Kami akan berkumpul
untuk pertama kalinya dalam rapat di luar kantor selama tiga hari di Surabaya.
Rencanakan kegiatan untuk setiap hari yang mencakup kegiatan membangun tim dan
waktu untuk pekerjaan strategis yang lebih mendalam. Buatkan contoh agenda
untuk saya.
Fokus pada Persona, Tugas, Konteks, Format
Ini
adalah awal yang membantu untuk perencanaan Anda. Anda perlu menghasilkan
ide-ide spesifik untuk kegiatan membangun tim. Anda mengetik:
Sarankan tiga kegiatan icebreaker yang berbeda yang mendorong orang
untuk belajar tentang gaya kerja, kekuatan, dan tujuan rekan satu tim mereka.
Pastikan ide-ide icebreaker menarik dan dapat diselesaikan oleh kelompok yang
terdiri dari 25 orang dalam 30 menit atau kurang. (Gemini Advanced)
Anda
puas dengan agenda sebagai titik awal. Sekarang Anda ingin memformat ulang
respons Gemini menjadi sebuah tabel. Anda mengetik:
Atur agenda ini dalam format tabel. Sertakan salah satu icebreaker yang
Anda sarankan untuk setiap hari.
Anda
memilih Ekspor ke Docs. Anda membuka Dokumen yang baru dibuat. Sekarang, Anda
ingin memasukkan ringkasan terperinci untuk sesi strategi menggunakan file yang
ada di Google Drive Anda untuk memberikan lebih banyak konteks tentang apa yang
akan dibahas. Anda memberi prompt pada Gemini di Docs dan menandai file yang
relevan dengan mengetik @nama file. Hal ini menunjukkan automasi tugas
administratif yang efisien.
Contoh
Penggunaan Administrator Eksekutif dan Mitra Bisnis Eksekutif
Mengelola
beberapa kotak masuk email
Setelah
kembali dari liburan, Anda memiliki banyak email yang belum dibaca dan belum
disortir. Anda memberi prompt pada Gemini di panel samping Gmail. Anda
mengetik:
Ringkas email dari [manajer] dari minggu lalu. (Gemini di Gmail) M
Gemini
mengembalikan ringkasan singkat dari setiap pesan. Untuk mengakses pesan secara
langsung, Anda mengklik Sumber dan melihat ubin yang membawa Anda ke email
tertentu. Anda memilih yang paling penting. Setelah utas email terbuka, Anda
melihat bahwa banyak pesan yang dipertukarkan.
Anda
memberi prompt pada Gemini di Gmail:
Ringkas utas email ini dan daftarkan semua item tindakan dan tenggat
waktu. (Gemini di Gmail) M
Anda
harus memberikan jawaban atas sebuah pertanyaan, yang Anda yakini paling baik
dijawab oleh sebuah dokumen di Drive Anda. Anda memberi prompt pada Gemini di
panel samping Gmail. Anda mengetik:
Hasilkan tanggapan untuk email ini dan gunakan @[nama file] untuk
menjelaskan bagaimana [inisiatif] dapat melengkapi alur kerja yang diuraikan
dalam pesan [nama rekan kerja]. (Gemini di Gmail) M
Gemini
di Gmail mengembalikan email yang disarankan yang diambil langsung dari Dokumen
Anda sendiri. Setelah membacanya, Anda memilih ikon Salin di panel samping dan
menempelkannya langsung ke pesan Anda. Ini adalah contoh sempurna efisiensi
AI untuk admin.
Penggunaan
Prompt untuk Merencanakan Perjalanan Bisnis
Manajer
Anda memiliki pertemuan mendatang di luar kota. Anda bertanggung jawab untuk
memesan pengaturan perjalanan dan membuat rencana perjalanan yang
dipersonalisasi. Anda perlu mencari tempat makan. Anda melakukan brainstorming
dengan Gemini Advanced. Anda mengetik:
Saya seorang asisten eksekutif. Saya perlu membuat rencana perjalanan
untuk perjalanan bisnis dua hari di [lokasi] selama [tanggal]. Manajer saya
menginap di [hotel]. Sarankan berbagai pilihan untuk sarapan dan makan malam
dalam jarak 10 menit berjalan kaki dari hotel, dan temukan satu pilihan hiburan
seperti bioskop, pertunjukan seni lokal, atau objek wisata populer. Buatkan
dalam bentuk tabel untuk saya.
Anda
melanjutkan percakapan Anda sampai Anda puas dengan rencana perjalanan
tersebut. Sebelum Anda membuat reservasi, Anda ingin membagikan drafnya dengan
manajer Anda. Anda memilih Bagikan & ekspor dan pilih Draf di Gmail.
Setelah draf email dibuat, Anda memberikan sentuhan akhir pada pesan dan
mengirimkannya. Ini adalah contoh nyata solusi Gemini untuk bisnis.
Penggunaan
Prompt untuk Melacak Anggaran Perjalanan dan Hiburan
Anda
ingin membuat spreadsheet untuk melacak semua biaya perjalanan yang
timbul. Anda membuka Google Sheet baru dan memberi prompt pada Gemini di panel
samping Sheet. Anda mengetik:
Buat pelacak anggaran untuk perjalanan bisnis. Harus mencakup kolom
untuk: tanggal, jenis pengeluaran (makan, hiburan, transportasi), nama vendor,
dan deskripsi. (Gemini di Sheets)
Gemini
mengembalikan pelacak yang sekarang siap untuk Anda masukkan datanya. Fitur ini
merupakan bagian penting dari manajemen tugas AI.
Contoh Hasil Prompting untuk Agenda Rapat Off-site Tim Pemasaran
Tanggal: [Tanggal Anda] Lokasi: Surabaya
Hari 1: Membangun Pondasi dan Pemahaman Bersama
- 09.00 - 09.30: Kedatangan dan Sarapan Ringan
- Registrasi dan penyerahan materi.
- Waktu untuk bersosialisasi santai.
- 09.30 - 10.30: Pembukaan & Perkenalan Tim (Sesi Interaktif)
- Sambutan dari Direktur Tim.
- "Dua Kebenaran, Satu Kebohongan": Setiap anggota
tim menceritakan dua fakta menarik tentang diri mereka dan satu
kebohongan. Anggota lain harus menebak mana yang bohong. Ini adalah cara
menyenangkan untuk saling mengenal.
- Pembahasan singkat harapan dan tujuan untuk off-site ini.
- 10.30 - 10.45: Rehat Kopi
- 10.45 - 12.30: Memahami Lanskap Pemasaran Bersama
- Presentasi Direktur: Visi dan misi
tim yang baru, tujuan jangka pendek dan panjang.
- "Tantangan & Peluang": Diskusi
kelompok kecil (campur disiplin) tentang tantangan terbesar yang mereka
lihat di area pemasaran masing-masing, dan peluang kolaborasi antar tim.
- 12.30 - 13.30: Makan Siang
- 13.30 - 15.00: Sesi Strategis: Menyelaraskan Tujuan
- Identifikasi Tujuan Bersama: Fasilitasi
diskusi untuk mengidentifikasi 3-5 tujuan pemasaran menyeluruh yang akan
dicapai tim gabungan dalam 6-12 bulan ke depan.
- Studi Kasus/Brainstorming Awal: Pilih satu atau
dua tujuan dan lakukan brainstorming awal tentang bagaimana setiap
disiplin (konten, digital, produk/sales) dapat berkontribusi.
- 15.00 - 15.15: Rehat Kopi
- 15.15 - 17.00: Kegiatan Membangun Tim: Permainan Kolaboratif
- "Escape Room" atau Permainan Tim
Berbasis Masalah: Pilih escape room lokal di Surabaya
atau siapkan serangkaian teka-teki/masalah yang membutuhkan pemecahan
masalah kolaboratif dari setiap tim kecil (campur disiplin). Ini
mendorong komunikasi dan kerja sama di bawah tekanan.
- 19.00: Makan Malam Bersama & Aktivitas Sosial Santai
- Makan malam di restoran lokal yang memiliki suasana nyaman.
- Opsional: Pertunjukan budaya lokal atau sekadar waktu untuk
bersosialisasi lebih lanjut.
Hari 2: Penyelaman Mendalam & Perencanaan
Kolaboratif
- 09.00 - 09.30: Check-in Pagi & Refleksi Hari 1
- Ringkasan singkat poin-poin penting dari Hari 1.
- Tanyakan apa yang paling berkesan atau pelajaran yang didapat.
- 09.30 - 12.30: Sesi Strategis: Workshop Pemetaan Perjalanan
Pelanggan ( Customer Journey Mapping )
- Presentasi Singkat: Pengenalan
konsep customer journey mapping dan mengapa ini penting untuk tim
terintegrasi.
- Workshop Kelompok Besar: Buat satu customer
journey map lengkap yang mencakup fase kesadaran hingga loyalitas.
Setiap kelompok (berdasarkan disiplin) dapat fokus pada kontribusinya di
setiap fase, lalu digabungkan menjadi satu.
- Identifikasi Titik Sentuh Kritis: Diskusikan
bagaimana setiap tim akan berinteraksi di titik sentuh ( touchpoints
) utama.
- 12.30 - 13.30: Makan Siang
- 13.30 - 15.30: Sesi Strategis: Perencanaan Kampanye Terintegrasi
- Pemilihan Target Kampanye: Berdasarkan customer
journey map dan tujuan bersama, pilih satu atau dua kampanye
potensial untuk dikembangkan.
- Workshop Kelompok Campuran: Bagi tim
menjadi kelompok yang terdiri dari perwakilan content, digital,
dan product/sales marketers. Setiap kelompok merancang draf
rencana kampanye terintegrasi, termasuk tujuan, target audiens, saluran,
pesan inti, dan metrik keberhasilan.
- 15.30 - 15.45: Rehat Kopi
- 15.45 - 17.00: Presentasi Rencana Kampanye & Umpan Balik
- Setiap kelompok mempresentasikan draf rencana kampanye mereka.
- Sesi tanya jawab dan umpan balik konstruktif dari seluruh tim.
- 19.00: Acara Sosial Opsional
- Mungkin makan malam yang lebih santai di tempat yang berbeda, atau
aktivitas yang lebih pribadi seperti kunjungan ke pasar malam lokal atau rooftop
bar untuk relaksasi.
Hari 3: Aksi & Komitmen
- 09.00 - 09.30: Check-in Pagi & Meninjau Kembali Tujuan
- Ringkasan singkat kemajuan dari Hari 2.
- Konfirmasi kembali tujuan bersama yang telah diidentifikasi.
- 09.30 - 11.00: Sesi Strategis: Mengembangkan Kerangka Kerja
Kolaborasi & Komunikasi
- Diskusi Terbuka: Bagaimana tim
akan berkolaborasi secara berkelanjutan?
- Alat & Proses: Identifikasi
alat (misalnya, Asana, Trello, Slack) dan proses (misalnya, rapat
mingguan, stand-up harian) yang akan digunakan untuk memastikan
alur kerja yang lancar dan komunikasi yang efektif antar disiplin.
- Penetapan Kontak Utama: Siapa yang akan
menjadi titik kontak utama untuk setiap disiplin dalam proyek bersama.
- 11.00 - 11.15: Rehat Kopi
- 11.15 - 12.30: Pembuatan Rencana Tindak Lanjut & Komitmen
- "Apa Selanjutnya?": Kelompokkan
ide-ide dari Hari 2 dan diskusikan langkah-langkah actionable
pertama.
- Penugasan Tanggung Jawab Awal: Tentukan siapa
yang bertanggung jawab atas setiap langkah awal.
- Membangun Peta Jalan ( Roadmap ): Buat draf peta
jalan singkat untuk 1-3 bulan ke depan, dengan penekanan pada
proyek-proyek kolaboratif.
- 12.30 - 13.30: Makan Siang
- 13.30 - 14.30: Sesi Wrap-up & Komitmen Pribadi
- Refleksi Individu: Setiap anggota
berbagi satu hal yang mereka pelajari atau satu komitmen pribadi yang
akan mereka lakukan untuk keberhasilan tim.
- Survei Singkat & Umpan Balik: Kumpulkan umpan
balik tentang off-site untuk perbaikan di masa mendatang.
- 14.30 - 15.00: Penutupan & Foto Bersama
- Kata penutup dari Direktur Tim.
- Foto grup untuk kenang-kenangan.
- 15.00: Keberangkatan
Tips Tambahan untuk Kesuksesan:
- Fasilitator Eksternal: Pertimbangkan untuk menyewa fasilitator
profesional, terutama untuk sesi strategis yang mendalam, agar direktur
dapat berpartisipasi penuh.
- Fleksibilitas: Meskipun agenda ini terstruktur, berikan ruang
untuk fleksibilitas. Jika diskusi berjalan baik di satu area, biarkan
mengalir.
- Materi Pra-Rapat: Kirimkan materi pra-bacaan (visi perusahaan,
data pasar relevan) agar semua orang datang dengan pemahaman dasar.
- Alat Kolaborasi: Siapkan whiteboard besar, sticky
notes, spidol, dan alat kolaborasi digital jika memungkinkan.
- Suasana Non-Formal: Dorong pakaian kasual dan ciptakan suasana yang
nyaman dan terbuka untuk mendorong interaksi yang jujur.
- Hadiah Kecil: Pertimbangkan goodie bag kecil atau
hadiah apresiasi di akhir acara.
Semoga agenda ini membantu Anda dalam merencanakan off-site
yang sukses dan produktif bagi tim Anda! Apakah ada aspek tertentu yang ingin
Anda sesuaikan atau tambahkan?
FAQ
(Frequently Asked Questions)
Berikut
adalah beberapa pertanyaan umum yang bisa mendukung artikel Anda:
- Bagaimana Gemini
dapat membantu seorang profesional dukungan administratif tetap
terorganisir? Gemini terintegrasi langsung dalam aplikasi Google Workspace,
memungkinkan Anda mengintegrasikan prompt dalam tugas sehari-hari.
Ini membantu dalam merencanakan agenda, mengelola email, dan mengatur
data, sehingga Anda tetap terorganisir dan efisien.
- Apa saja contoh
konkret penggunaan Gemini untuk merencanakan rapat atau acara kantor? Anda bisa
menggunakan Gemini untuk membuat contoh agenda, menyarankan kegiatan icebreaker
tim, hingga memformat ulang informasi ke dalam tabel, seperti yang
ditunjukkan dalam skenario perencanaan rapat tiga hari. Ini adalah contoh automasi
tugas administratif yang praktis.
- Bagaimana Gemini
mempermudah pengelolaan kotak masuk email yang menumpuk setelah liburan? Dengan Gemini di
Gmail, Anda dapat dengan cepat meringkas email dari pengirim tertentu atau
bahkan seluruh utas email, mengidentifikasi item tindakan dan tenggat
waktu. Anda juga bisa menghasilkan respons email yang relevan dengan
merujuk pada dokumen di Google Drive Anda, menunjukkan efisiensi AI
untuk admin.
- Bisakah Gemini
membantu dalam perencanaan perjalanan bisnis secara personal? Ya, Gemini Prodapat
membantu Anda membuat rencana perjalanan yang dipersonalisasi, mencari
pilihan makan dan hiburan berdasarkan lokasi hotel, dan memformatnya dalam
bentuk tabel. Ini menunjukkan bagaimana Anda bisa berkolaborasi dengan
Gemini di Workspace untuk detail perjalanan.
- Selain perencanaan
dan pengelolaan email, tugas administratif apa lagi yang bisa
diotomatisasi dengan Gemini? Gemini juga sangat berguna untuk manajemen
tugas AI seperti melacak anggaran. Anda bisa memberi prompt pada
Gemini di Google Sheets untuk membuat pelacak pengeluaran dengan kolom
yang spesifik, menyederhanakan proses pencatatan biaya perjalanan dan
hiburan.
