UMKM Go Digital - WhatsApp Business menyediakan
tiga jenis pesan otomatis yang bisa diaktifkan UMKM secara gratis: Pesan
Sambutan, Away Message, dan Quick Replies.
Pesan Sambutan yang menyapa pelanggan baru secara
otomatis, Away Message yang merespons pelanggan di luar jam operasional,
dan Quick Replies yang menjawab pertanyaan berulang hanya dengan satu
ketukan.
Ketiga fitur diatur melalui menu Pengaturan
→ Alat Bisnis tanpa memerlukan keahlian teknis apa pun.
Ketiga fitur otomasi ini bekerja
bersama-sama untuk memastikan tidak ada satu pun pelanggan yang dibiarkan tanpa
respons, bahkan saat pemilik usaha sedang tidur, sibuk melayani pembeli lain,
atau berada di luar jangkauan ponsel.
Bagi UMKM yang
dikelola satu atau dua orang, mengaktifkan pesan otomatis sejak hari pertama
adalah langkah paling efisien untuk menjaga kepuasan pelanggan tanpa menambah
beban kerja operasional.
Mengapa Pesan Otomatis Penting bagi UMKM
Kecepatan respons adalah salah satu
faktor terbesar yang menentukan apakah pelanggan jadi membeli atau beralih ke
penjual lain.
Riset perilaku konsumen digital secara
konsisten menunjukkan bahwa calon pembeli yang tidak mendapat respons dalam 5-10
menit pertama sangat mungkin mencari alternatif lain.
Masalahnya, UMKM tidak selalu bisa
standby di depan ponsel sepanjang hari.
Ada waktu produksi, pengiriman barang,
istirahat, dan berbagai aktivitas lain yang membuat respons manual menjadi
tidak realistis untuk dilakukan setiap saat.
Di sinilah pesan otomatis WhatsApp Business mengisi celah tersebut, menjaga kesan responsif dan
profesional bahkan ketika pemilik usaha sedang tidak aktif, tanpa harus
mempekerjakan staf tambahan khusus untuk membalas chat.
Tiga Jenis Pesan Otomatis WhatsApp
Business
1. Pesan Sambutan (Greeting Message)
Apa itu: Pesan yang dikirim secara otomatis
kepada pelanggan yang pertama kali menghubungi nomor bisnis, atau kepada
pelanggan yang sudah lebih dari 14 hari tidak berinteraksi dengan akun.
Kapan aktif: Setiap kali ada obrolan baru yang
dimulai oleh pelanggan, selama fitur ini diaktifkan di pengaturan.
Cara mengaktifkan:
- Buka Pengaturan → Fitur Bisnis → Salam
- Aktifkan toggle Kirim Salam
- Ketuk kolom pesan untuk mengedit teks bawaan
- Pilih penerima: semua orang, kontak yang tidak ada di
buku telepon, atau kontak tertentu saja
- Ketuk Simpan
Contoh pesan sambutan yang efektif untuk
UMKM:
"Halo, selamat datang di [Nama
Toko]! 👋 Terima kasih sudah menghubungi kami.
Silakan lihat katalog produk kami di sini: [tautan katalog]. Tim kami akan
segera membantu Anda. Jam layanan: Senin–Sabtu, 08.00–17.00 WIB."
2. Away Message (Pesan Tidak Ada di
Tempat)
Apa itu: Pesan yang dikirim otomatis kepada
pelanggan yang menghubungi di luar jam operasional yang sudah ditetapkan, atau
saat fitur Away Message diaktifkan secara manual.
Kapan aktif: Dapat diatur untuk aktif sesuai jadwal
spesifik (misalnya setiap hari pukul 17.00-08.00), atau diaktifkan secara
manual kapan saja saat pemilik usaha tidak bisa merespons.
Cara mengaktifkan:
- Buka Pengaturan → Fitur Bisnis → Pesan Tidak di
Tempat
- Aktifkan toggle Kirim Pesan Tidak di Tempat
- Edit teks pesan sesuai kebutuhan
- Atur jadwal: Selalu kirim, Jadwal khusus,
atau Di luar jam kerja
- Pilih penerima pesan
- Ketuk Simpan
Contoh Away Message yang informatif:
"Halo! Terima kasih sudah
menghubungi [Nama Toko]. Saat ini kami sedang di luar jam layanan. Kami akan
membalas pesan Anda segera saat toko kembali buka pada pukul 08.00 WIB. Untuk
keperluan mendesak, tinggalkan pesan dan kami akan prioritaskan balasan untuk
Anda. 🙏"
3. Quick Replies (Balasan Cepat)
Apa itu: Templat jawaban yang sudah disiapkan
sebelumnya dan bisa dipanggil kapan saja hanya dengan mengetik garis miring
"/" diikuti kata kunci singkat.
Berbeda dari dua fitur sebelumnya yang
otomatis, Quick Replies tetap memerlukan tindakan manual dari pemilik usaha, namun
jauh lebih efisien dari mengetik ulang jawaban panjang setiap saat.
Kapan berguna: Untuk menjawab pertanyaan yang sama
berulang kali setiap hari, seperti cara pemesanan, informasi ongkir,
ketersediaan stok, atau prosedur pengembalian barang.
Cara membuat Quick Replies:
- Buka Pengaturan → Fitur Bisnis → Balas Cepat
- Ketuk ikon "+" di pojok kanan atas
- Isi kolom Pesan: tulis teks lengkap jawaban
yang ingin disimpan
- Isi kolom Pintasan: ketik kata kunci pendek,
misalnya "ongkir", "pesan", atau "harga"
- Ketuk Simpan
Cara menggunakan saat chat: Saat sedang membalas pesan pelanggan,
ketik "/" di kolom teks, daftar Quick Replies yang tersedia akan
muncul secara otomatis. Pilih templat yang sesuai, sesuaikan jika perlu, lalu
kirim.
 |
| Cara Mengaktifkan Fitur Balas Cepat WhatsApp Business UMKM |
Contoh Quick Replies yang Wajib
Disiapkan UMKM
Berikut beberapa templat Quick Replies
yang paling sering dibutuhkan pelaku usaha kecil dan bisa langsung diadaptasi:
| Pintasan | Isi Pesan |
|---|---|
| /pesan | " Untuk melakukan pemesanan, mohon kirimkan: Nama lengkap, alamat pengiriman, produk yang ingin dipesan, serta jumlahnya. Kami akan segera mengonfirmasi ketersediaan dan total harga. 😊" |
| /ongkir | "Ongkos kirim menyesuaikan lokasi tujuan dan berat paket. Silakan kirimkan nama kota tujuan Anda, dan kami akan informasikan estimasi ongkirnya." |
| /pembayaran | "Kami menerima pembayaran via Transfer Bank (BCA/BRI/Mandiri), Dana, GoPay, dan OVO. Konfirmasi pembayaran bisa dikirimkan langsung ke chat ini." |
| /ready | "Stok saat ini tersedia. Segera lakukan pemesanan agar tidak kehabisan, ya! 🛒" |
| /kosong | "Mohon maaf, produk yang Anda tanyakan sedang habis terjual. Kami akan informasikan segera saat stok kembali tersedia. Apakah ingin kami masukkan ke daftar waiting list?" |
Tips Menulis Pesan Otomatis yang Terasa
Personal
Pesan otomatis yang terasa kaku dan
generik justru bisa menurunkan kesan profesional. Berikut prinsip penulisan
yang membuat pesan otomatis terasa lebih hangat dan manusiawi:
- Sertakan nama toko di setiap pesan agar pelanggan langsung tahu
dengan siapa mereka berinteraksi
- Gunakan sapaan yang ramah seperti "Halo!" atau
"Selamat datang!" di awal pesan
- Berikan informasi konkret, sebutkan jam layanan secara
spesifik, bukan hanya "segera dibalas"
- Tambahkan tautan katalog di Pesan Sambutan agar pelanggan
bisa langsung melihat produk sambil menunggu balasan
- Hindari formalitas berlebihan, bahasa yang terlalu kaku justru
menciptakan jarak dengan pelanggan
- Perbarui pesan saat ada perubahan jadwal, promo, atau informasi
penting lainnya
Untuk memahami bagaimana pesan otomatis
bekerja bersama fitur-fitur
lain seperti katalog,
label percakapan, dan statistik pesan dalam membangun sistem layanan pelanggan
yang solid.
Baca panduan lengkapnya di WhatsApp Business untuk UMKM: Cara Pakai dan Manfaatnya.
Disclaimer: Tampilan menu, nama fitur, dan
langkah-langkah pengaturan dalam artikel ini dapat berubah sewaktu-waktu
mengikuti pembaruan versi aplikasi WhatsApp Business dari Meta Platforms.
Pastikan selalu menggunakan versi
aplikasi terbaru untuk pengalaman fitur yang optimal.
Sumber: WhatsApp Business Help Center (whatsappbusiness.com), Meta Business Help Center (facebook.com/business/help), Dokumentasi resmi fitur Pesan Otomatis WhatsApp Business.
